Quy định về hợp tác Tiktag với Đối tác doanh nghiệp
Tiktag xin được gửi văn bản này được thiết kế theo chuẩn vận hành ngành quảng cáo, giúp định hình quy trình làm việc, phân định trách nhiệm rõ ràng để hạn chế tối đa việc “vỡ timeline” hoặc tranh chấp về bàn giao sản phẩm.
QUY ĐỊNH HỢP TÁC TRUYỀN THÔNG GIỮA TIKTAG VÀ CÁC NHÃN HÀNG SẼ HỢP TÁC VỚI TIKTAG TRONG TƯƠNG LAI
Mục đích: Thiết lập quy trình phối hợp làm việc chuẩn mực, chuyên nghiệp; đảm bảo tiến độ và chất lượng các chiến dịch truyền thông (Campaign); bảo vệ quyền lợi hợp pháp và uy tín thương hiệu của cả hai Bên.
I. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN YÊU CẦU VÀ DUYỆT CHIẾN LƯỢC (BRIEFING & PROPOSAL)
-
- Cung cấp thông tin (Brief): Nhãn hàng có trách nhiệm cung cấp bảng yêu cầu thông tin đầy đủ (Creative/Media Brief), bao gồm: Mục tiêu chiến dịch, đối tượng mục tiêu, ngân sách, thông điệp cốt lõi, danh mục sản phẩm và các tài liệu kỹ thuật liên quan.
- Đề xuất giải pháp (Proposal): Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ Brief, Agency có trách nhiệm gửi Bản đề xuất kế hoạch truyền thông (Proposal) và Bảng báo giá chi tiết (Quotation) cho Nhãn hàng.
- Phê duyệt kế hoạch: Kế hoạch và ngân sách cuối cùng phải được hai bên thống nhất bằng văn bản hoặc email của người có thẩm quyền trước khi triển khai các bước tiếp theo.
II. QUY TRÌNH PHỐI HỢP VÀ PHÊ DUYỆT SẢN PHẨM (WORKFLOW & APPROVAL)
-
- Đầu mối liên hệ (Account Team): Mỗi bên chỉ định 01 người phụ trách chính (Contact Point) để trao đổi thông tin hàng ngày. Mọi yêu cầu thay đổi từ các phòng ban khác của Nhãn hàng phải được tổng hợp qua đầu mối này trước khi gửi sang Agency.
- Quy trình gửi và duyệt sản phẩm sáng tạo (Content/Design/Video):
-
- Agency gửi sản phẩm demo/bản nháp (Draft) theo đúng timeline đã thỏa thuận.
- Nhãn hàng có trách nhiệm phản hồi, đưa ra yêu cầu chỉnh sửa tổng thể trong vòng 24 tiếng kể từ khi nhận được Draft.
-
- Giới hạn số lần chỉnh sửa (Revision Limit):
-
- Mỗi hạng mục sản phẩm (bài viết, thiết kế, kịch bản…) được chỉnh sửa miễn phí tối đa 03 lần dựa trên Brief ban đầu.
- Nếu Nhãn hàng thay đổi ý tưởng (Change of Mind) so với Brief gốc hoặc yêu cầu sửa quá số lần quy định, Agency có quyền tính thêm chi phí phát sinh và điều chỉnh lại timeline bàn giao.
-
III. QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VÀ BÁO CÁO (TIMELINE & REPORTING)
-
- Tuân thủ Timeline: Cả hai bên có trách nhiệm bám sát bảng tiến độ tổng thể (Master Timeline) của chiến dịch. Nếu một bên phản hồi chậm trễ, bên còn lại có quyền tự động dời thời gian bàn giao/on-air tương ứng với số ngày chậm trễ.
- Hệ thống báo cáo (Reporting):
-
- Báo cáo định kỳ: Agency gửi báo cáo tiến độ và chỉ số (KPIs) theo [Tuần/Tháng] qua email hoặc họp trực tiếp.
- Báo cáo nghiệm thu (Final Report): Agency gửi báo cáo tổng kết toàn diện chiến dịch trong vòng 07 – 10 ngày làm việc sau khi chiến dịch kết thúc.
-
IV. QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH VÀ CHI PHÍ PHÁT SINH (FINANCIAL TERMS)
-
- Ngân sách thực thi (Third-party fee): Các chi phí trả cho bên thứ ba (Ví dụ: Tiền chạy quảng cáo Facebook/TikTok, chi phí sản xuất bối cảnh, tiền booking KOL/KOC/Báo chí) phải được Nhãn hàng thanh toán trước 100% hoặc thanh toán theo tiến độ của bên thứ ba để đảm bảo chiến dịch không bị gián đoạn.
- Phí dịch vụ Agency (Agency Fee): Thanh toán theo các đợt quy định cụ thể trong Hợp đồng kinh tế (Thường chia làm đợt tạm ứng trước khi chạy và đợt quyết toán sau khi nghiệm thu).
- Chi phí phát sinh: Mọi khoản chi ngoài ngân sách đã ký kết phải được lập báo giá bổ sung và có xác nhận bằng văn bản/email từ phía Nhãn hàng trước khi Agency thực hiện mua dịch vụ.
V. QUYỀN SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ BẢO MẬT (IP RIGHTS & NDA)
-
- Quyền sở hữu sản phẩm:
-
- Toàn bộ sản phẩm truyền thông (hình ảnh, video, bài viết) sau khi được Nhãn hàng thanh toán đầy đủ chi phí sẽ thuộc quyền sở hữu của Nhãn hàng.
- Agency có quyền sử dụng các sản phẩm này để đưa vào Hồ sơ năng lực (Portfolio/Case Study) của mình sau khi chiến dịch đã kết thúc và được công khai trên thị trường.
-
- Bảo mật thông tin (NDA): Cả hai bên không được tiết lộ bất kỳ thông tin nào về chiến lược kinh doanh, dữ liệu khách hàng, ngân sách hoặc các tài liệu nội bộ của nhau cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản.
- Quyền sở hữu sản phẩm:
VI. QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ SỰ CỐ TRUYỀN THÔNG (CRISIS MANAGEMENT)
- Trách nhiệm về bản quyền: Agency cam kết các sản phẩm do mình sáng tạo không vi phạm bản quyền thương hiệu, hình ảnh, âm nhạc của bất kỳ bên nào. Nếu xảy ra tranh chấp do lỗi từ phía Agency, Agency phải chịu hoàn toàn trách nhiệm xử lý và chi phí liên quan.
- Xử lý khủng hoảng (Crisis): Nếu có sự cố tiêu cực phát sinh từ thị trường đối với sản phẩm/chiến dịch, hai bên phải lập tức lập Team phản ứng nhanh để cùng phối hợp giải quyết. Nhãn hàng không được tự ý đổ lỗi cho Agency trên các phương tiện truyền thông trước khi có kết luận chính thức về nguyên nhân sự cố.
LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TIKTAG
Địa chỉ: Tầng 1-2-6, số 33 Ngõ 41 Thái Hà, Phường Trung Liệt , Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Hotlile: 0869.11.2323
Website: https://www.tiktag.vn
Email: tiktag.vn@gmail.com- quanly@tiktag.vn
